Een aantal mogelijke vormen van fraude binnen uw organisatie.
Fraude of ander niet-integer gedrag op de werkvloer kent allerlei vormen. Denk hierbij o.a. aan diefstal/verduistering, onheuse bejegening/discriminatie, het verspreiden van vertrouwelijke gegevens tot onterecht ziekteverzuim of het niet aanslaan van consumpties in een horecagelegenheid. De aanpak vergt maatwerk. Maar u kunt beginnen met maatregelen die u zelf kunt verzorgen.

Onder fraude verstaan we in dit artikel voor het gemak even die vormen van ongewenst gedrag (diefstal, verduistering, vernieling, onheuse bejegening) in elke verschijningsvorm.

Begin bij 'de voordeur' en screen uw sollicitanten.
Een eerste stap om fraude te verminderen (voorkomen zou wenselijk zijn.....) begint bij de werving en selectie van uw personeel. Vraag om een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) welke het justitiële verleden en de achtergrond in relatie tot de betreffende functie aangeeft. Het heeft de voorkeur, mits uw organisatie dat heeft geregeld/aangegeven, dat periodiek te doen. Neem het item integriteit mee in uw sollitatieprocedure. Hierin kan TOV ook een rol voor u spelen, daarover later meer. U krijgt op deze manier een beter zicht op de betrouwbaarheid van uw werknemers.

Wees altijd alert en sluit niemand uit!
Fraude binnen organisaties zit vaak in een onverwachte hoek. Zelfs zeer loyale werknemers met lange dienstverbanden (ook mensen die u volledig vertrouwt!) kunnen zich er schuldig aan maken. Als u fraude vermoedt, wees dan voorzichtig en sluit werknemers waar u een goede vertrouwensband mee heeft niet te snel uit van uw onderzoek.

'Ja maar....., dat wist ik niet'.
Leg als werkgever bepaalde regels en procedures duidelijk vast in documenten zoals arbeidscontracten, gedragsprotocollen en/of verzorg regelematig communicatie over deze onderwerpen via gangbare media binnen uw organisiatie. Hoe moeten uw werknemers met vertrouwelijke gegevens omgaan? Cleandesk, do's en don'ts bij ziekterverzuim, hoe en waar worden spullen opgeruimd, diefstal 'kilometers en brandstof' bij privé-gebruik zakelijke voertuig? De regels overtreden, wat dan? Was men bekend met de mogelijke gevolgden/sancties? Is dat - bij herhaling- ook gedocumenteerd?

Datalekken?
Om te voorkomen dat uw bedrijfsgegevens (zeker indien deze persoonsgereletaeerd zijn!) straks op straat liggen, is het belangrijk om maatregelen te treffen. Beveilig computers, wijzig wachtwoorden regelmatig en berg belangrijke papieren en informatie goed op in een kluis. Scherm uw vertrouwelijke informatie af tot bepaalde autorisatieniveaus, zodat niet iedere medewerker toegang heeft tot alle (bedrijfsspecifieke) informatie.

Wederzijds vertrouwen, een prettige werksfeer.
Het is belangrijk dat er binnen uw organisatie een open cultuur heerst, waar eerlijkheid, openheid en wederzijds vertrouwen voorop staan. Als problemen bespreekbaar zijn, is de kans kleiner dat werknemers hun uitvlucht kiezen in fraude. Het helpt ook om imagoschade te voorkomen.

Bedrijfsfraude; toch samen oplossen?
Bij verdenking van fraude is het belangrijk om er snel achter te komen of uw vermoedens kloppen. Probeer daarom ook zo snel mogelijk te weten te komen welke werknemer(s) of afdeling(en) de fraude plegen, zodat u overige partijen in beginsel kunt uitsluiten. Sluit niemand op voorhand uit! Door de kring van mogelijke 'verdachten' te verkleinen kan het onderzoek gericht en proportioneel worden voortgezet en is de impact beperkter. Het advies is om dat onderzoek niet zelf uit te voeren; recherchewerk vergt een specifieke aanpak (maatwerk) en is immers veelal niet uw core-business; voor TOV wel!

Helaas is bedrijfs- en instellingsfraude niet altijd te voorkomen. Als u vermoedt dat een werknemer fraude pleegt, laat dan ter wille van de zorgvuldigheid, de opbouw van het dossier en de objectiviteit, het onderzoek uitvoeren door een recherchebureau als TOV. Het interpreteren van bewijs en het gebruik ervan vergt een tactische aanpak. Zo ook het voeren van een confronterend gesprek; hoe speel je de verkregen informatie/vermoedens op een juiste manier uit?

Het is -ook juridisch gezien- belangrijk dat u de werknemer/betrokkene de mogelijkheid biedt om zijn of haar verhaal te doen (hoor en wederhoor), zonder dat hij/zij zich daarin gedwongen voelt of dat hem/haar onjuiste informatie wordt voorgehouden. Een goede verklaring kan ook wenselijk zijn ter onderbouwing van (beperkt) tactisch of technisch bewijs. Het kan ook de onschuld van een vermeende 'verdachte' aantonen!
Het voeren van een open gesprek, om de vervolgstappen te kunnen bepalen, en een juiste vastlegging van een dergelijk gesprek, zijn van groot belang. Het vervolg zou kunnen zijn dat er met meerdere partijen moet worden gesproken en er in of buiten uw bedrijf aanvullend onderzoek moet plaatsvinden.

U wilt ondersteuning bij de aanpak van -vermeende- bedrijfsfraude? Vraag vrijblijvend een gesprek aan met TOV, de eerste intake is gratis! Met een goede analyse kan de juiste werksfeer worden behouden/hersteld en kan (imago)schade worden voorkomen!